仪器设备建账及报销指南

第一步 填写设备验收申请

经“智慧珞珈”进入在“yl23455永利官网设备管理信息系统”（下简称“设备管理系统”）填报设备验收申请。

1．须按步骤要求上传清晰完整的发票照片或电子版发票截图，填写发票号码。

（注：学校财务目前规定需开具增值税专用发票。）

2．如实登记以下信息：

（1）基本信息包括设备及附件的名称、型号、规格、单价、数量、购置日期、仪器来源、经费来源、使用方向、国家或地区，使用信息包括实物使用院部、实物使用单位、经费所在部门、保管人、联系电话、存放地点；

（2）其他信息包括销售单位、生产厂家、出厂编号、出厂日期。

3．注意事项：

（1）单价小于1000元设备，不用建账，可以直接报销。

（2）发票号码，为20位数字；老式发票通常是8位数字，不要错填成发票代码。

（3）发票代码，老式发票通常为12位数字，新式发票没有发票代码。

（4）设备名称，要简洁，尽量控制在8个字。避免将型号与名称混填。

（5）型号，需填写设备机身或出厂标签上印有的型号，发票上填写有误的需在填写时更正。

（6）规格，需填写设备主要配置信息。

（7）购置日期，为发票上的开票日期。

（8）出厂日期，如不明确，可以选填早于开发票时间一个月的日期。

（9）销售单位，必须与发票上显示的销售单位信息一致，否则财务不予报销。

（10）为笔记本电脑、平板电脑、照相机、摄像机、无人机等可以公私两用的仪器设备建账时，必须填写设备出厂编号信息，否则审核不能通过。

（11）出厂编号，为设备出厂标签上的序列号（SERIAL NUMBER或SN、S/N）、DS/N或者其他形式的字母加数字、符号的唯一编号，而非CMIIT ID（无线电发射设备型号核准代码，是一批设备的发射无线信号的部件的编号，不具唯一性）。设备出厂时未标明的可不填。

（12）为组装电脑建账时，“型号”可填“组装”或“兼容机”，同时在“规格”或“备注”栏里填写电脑主要配置信息。

（13）属于主设备配套的单价小于1000元设备，以及单价虽然达到1000元及以上但不能单独使用的设备配件、安装辅材、安装调试费用等，应作为主设备的附件登记，而不应计入主设备的单价中。

（14）后期更换或增加设备单价达到1000元及以上的相关配件，需要作为对应设备的附件登记。

第二步 设备保管人确认

设备保管人本人填写的设备验收申请，还需在“验收保管人确认”项进行确认；他人帮助填写的设备验收申请提交后，须由设备保管人本人在设备管理系统中“验收保管人确认”项进行确认，方能进入验收审核环节。

第三步 学校设备验收员初审

审核所填信息是否符合规范。

第四步 打印设备验收单和设备编号标签。

保管人或经办人在“设备管理自助服务终端”（文理学部当代楼一楼、财务部一楼大厅、经管院一楼大厅，工学部雅各楼一楼大厅、信息学部1号教学楼一楼大厅、医学部8号楼一楼大厅、第一临床学院教学楼一楼）上打印设备验收单和设备编号标签。

第五步 粘贴设备编号标签

将设备编号标签从背后的离型纸上揭下，规范、牢固地粘贴在对应的设备表面，切忌“张冠李戴”，确保设备信息准确。

第六步 上传实物照片

将对贴有设备编号标签的一面、设备出厂标签、设备全貌分别拍摄1-3张清晰的照片（示例附后），上传到设备管理系统。

（注：上传清晰照片的目的是为了能在仪器设备管理信息系统中查看设备特征、设备品牌型号及出厂信息等，以便于日后清查时，能在同类设备中，准确分辨出相应设备。）

第七步 本单位设备管理员审核

审核设备图片，重点审查是否粘贴标签，以及实物照片是否符合要求。

第八步 打印报销单

生成报销单并准确填写经费信息和支付信息后，打印并推送报销单。

第九步 交财务报销

将打印的报销单，与设备验收单、发票一起交给财务部门办理报销手续。

常用设备登记实物照片示例

请按如下图片示例对贴过标签的设备照相，上传1-3张。

（1）笔记本电脑

（2）台式电脑

（3）显示器

（4）打印机